Open Space Technology

Open Space Technology

Complexe problemen oplossen in een geperfectioneerde koffiepauze

Context

In de jaren tachtig organiseerde Harrison Owen een 'traditionele' conferentie met sprekers, discussiegroepen enzovoort voor 250 deelnemers. De conferentie was geslaagd, maar terugkijkend realiseerde Owen zich dat de beste gesprekken en ontmoetingen tijdens de koffie- en theepauzes van de conferentie hadden plaatsgevonden. Hij vroeg zich af hoe deze energie en dit zelfsturende karakter van de pauzes kon worden gebruikt om de conferentie als geheel op een hoger plan te tillen. Het resultaat was Open Space Technology, kortweg Open Space.

Wat is Open Space?

Open Space biedt kleine, maar vooral ook grote groepen mensen de mogelijkheid om rond een centraal thema gesprekken met anderen aan te gaan op basis van gedeelde interesse. Het thema kan van alles zijn, de toekomst van de organisatie, een maatschappelijk probleem, het ontwikkelen van nieuwe producten, etc. Open Space leent zich niet voor vraagstukken die vragen om een concreet actieplan. Het thema wordt van tevoren met de sponsor en vaak in overleg met een dwarsdoorsnede van de deelnemers geformuleerd.

De deelnemers komen binnen in de ruimte, waarbij stoelen in een cirkel, zonodig meerdere concentrische cirkels, zijn opgesteld. Er wordt zo min mogelijk met tafels gewerkt. Het proces begint met een korte uiteenzetting van het thema, de aard en 'spelregels' van Open Space. De deelnemers bepalen zelf de agenda. leder van de deelnemers krijgt de gelegenheid om aan het thema gerelateerde onderwerpen aan te dragen die hem of haar ter harte gaan en waarvoor hij of zij verantwoordelijkheid wil dragen. De aandragers van deze onderwerpen kunnen al direct deze verantwoordelijkheid in daden omzetten, want later op de dag wordt hen gevraagd de dialoog rond hun onderwerp te leiden. Dit betekent niet dat zij specialist moeten zijn op het gebied van het desbetreffende onderwerp. Interesse is voldoende.

Alle genoemde onderwerpen worden op een 'markt' geëtaleerd onder vermelding van de naam van de gespreksleider, en voorzien van informatie over waar en wanneer de dialoog over het betreffende onderwerp zal worden gehouden. Gegeven de veelheid aan onderwerpen en de beperkte tijd worden onderwerpsessies in rondes ingedeeld. In iedere ronde vinden dus meerdere dialoogsessies plaats op verschillende locaties. Deelnemers kunnen kiezen in welke onderwerpen ze het meest geïnteresseerd zijn en vervolgens deelnemen aan de betreffende dialoogsessies.

Spelregels

De spelregels voor deelname aan de dialoog zijn simpel en effectief:

  • De aanwezigen bij een sessie zijn de juiste mensen (veel of weinig)
  • De sessies beginnen altijd op het goede moment (te vroeg of te laat beginnen is niet relevant)
  • Wat gebeurt is het enige dat kon gebeuren (als we van tevoren al zouden weten wat er uit de dialoog moet komen, is er geen sprake meer van echt leren en nieuwe inzichten)
  • Het is voorbij als we klaar zijn (het heeft geen zin om de tijd vol te praten)

De kracht van deze spelregels is dat zij de mensen in de dialoog alle vrijheid, vertrouwen en waardering geven om te kunnen delen, onderzoeken, leren en verrassen, zonder druk van opgelegde maatstaven of verwachtingen. Het proces is vrijwillig en zelfsturend. Men kan niet gedwongen worden zich in te zetten en iedereen is verantwoordelijk voor zichzelf. Dit wordt onderstreept door de 'wet van de twee voeten'. Deze regel geeft iedereen het recht om weg te lopen uit een sessie wanneer deze niet bevalt of wanneer men er geen inbreng in kan hebben. Men kan op elk moment bij een andere dialoogsessie aanschuiven.

Van elke dialoogsessie wordt een verslag gemaakt dat direct beschikbaar wordt gemaakt voor alle deelnemers. Hierdoor kan iedereen op de hoogte blijven van wat er gebeurt, inclusief de sessies waar men niet bij was.

Mensen ontmoeten elkaar op basis van gedeelde interesse in een bepaald onderwerp. Daardoor raken mensen uit verschillende delen van de organisatie in gesprek, leren zij elkaar kennen en door elkaars bril te kijken. Dit leidt tot een gedeeld perspectief en nieuwe mogelijkheden voor samenwerking die dwars door de organisatie lopen. Open Space wordt regelmatig gebruikt als onderdeel binnen andere participatieve veranderbenaderingen.

Open Space is in eerste instantie een divergerend proces. Er ontstaan allerlei dialogen rond het thema en de oogst is een waaier van inzichten, ideeën, aanbevelingen, enzovoort. Naarmate men meer tijd heeft in de Open Space ontstaat ook de gelegenheid om te convergeren. Open Space conferenties van kortere duur, zelfs van een paar uur kunnen zeer zinvol zijn, afhankelijk van wat men wil bereiken.

Toepassingen van Open Space

De toepassing van Open Space zijn talrijk, ook in Nederland. Guinness heeft Open Space in Ierland gebruikt om met jonge doelgroepen in contact te komen. In de voedingsindustrie heeft Open Space een rol gespeeld bij de ontwikkeling van jong managementpotentieel. De schoenenfabrikant 'Rockport Company' heeft de aanpak gebruikt om werknemers uit te nodigen om mee te denken over de toekomst van het bedrijf en productontwikkeling. Dit leidde onder meer tot een heel nieuwe lijn werkschoenen. In Nederland is Open Space onder meer gebruikt binnen de voedingsmiddelenindustrie, door media-organisaties, de petrochemische industrie, het bankwezen en de telecommunicatie industrie. Het wordt onder meer gebruikt om mensen met elkaar in contact te brengen en projecten en business units te starten. Ook voor gemeenschapsontwikkeling wordt het veel toegepast. In een township in Zuid-Afrika is Open Space gebruikt om de escalerende 'taxi-oorlog' in de gemeenschap nader tot een oplossing te brengen door alle betrokkenen samen te brengen rond het thema 'een stad waarin kinderen veilig op straat kunnen spelen'.

Naar Boven Terug naar het overzicht

Wij

Mensen / Profiel
Ambities / Kernwaarden


Volg ons op:

Visie

In elke organisatie is een immens potentieel aan energie, creativiteit en intelligentie aanwezig om ambities waar te maken en problemen op te lossen. Met onze methodische en participatieve veranderaanpak wordt de energie en inzet van medewerkers optimaal benut. Dat maakt organisaties blijvend sterker.